Umiejętnie zarządzaj czasem, czyli działaj szybko i skutecznie

Estońskie przysłowie mówi, że „marnowanie czasu jest okradaniem samego siebie”. Zobacz, co zrobić, by umiejętnie spożytkować każdą minutę w pracy i nauczyć się zarządzać sobą w czasie.

Sporządzaj listy obowiązków

Wszystko dzieje się szybciej niż kiedykolwiek. Żyjemy w ciągłym biegu, a pracy nieustannie nam przybywa. Coraz częściej czujemy, że brakuje nam czasu na wypełnienie wszystkich obowiązków. Aby nie zgubić się w otaczającym nas chaosie, sporządzaj listy obowiązków. Pamięć bywa zwodnicza. Dlatego jeśli czegoś nie zanotujesz, możesz o tym zapomnieć. To, co zapisane łatwiej zapada w pamięć. Listę swoich zleceń możesz tworzyć ręcznie w zeszycie, notatniku czy kalendarzu.

Drugim równie ciekawym sposobem jest korzystanie z aplikacji do zarządzania czasem. W Internecie znajdziesz wiele darmowych, a także płatnych narzędzi, które ułatwią Ci sporządzanie listy zleceń do wykonania.

Dziel działania na mniejsze etapy

Gdy już ustalisz listę zadań, podziel je na mniejsze etapy. To pozwoli Ci skupić się tylko na jednym konkretnym kroku, a nie na całym zadaniu. Znacznie łatwiej jest wielkie wyzwanie przejść małymi kroczkami niż pokonać jednym dużym skokiem. Gdy skaczesz, przepaść może wydawać się zbyt wielka do przejścia. Natomiast jeden krok mimo że nie zapewnia Ci natychmiastowego osiągnięcia celu, jest dużo łatwiejszy do pokonania.

Dzieląc na etapy zadanie, będziesz miał poczucie, że Twoja praca przebiega szybciej i płynniej. Wyobraź sobie, że Twoim zadaniem jest napisanie 80-stronicowej pracy. Napisałeś dopiero 11. Czy będziesz lepiej czuć się psychicznie z perspektywą, że zostało Ci do napisania jeszcze 69 stron, czy że do końca pierwszego rozdziału pozostały Ci 4 strony?

Z każdym krokiem zbliżasz się do ostatecznego rezultatu. Jeśli poświęcisz czas na dopracowanie poszczególnych etapów zlecenia, Twoja praca będzie staranna, a Twój Zleceniodawca zadowolony.

Ustal priorytety

Masz coraz więcej zleceń, a to oznacza, że sprawdzasz się w swoim zawodzie. Ludzie mają do Ciebie zaufanie i uważają Cię za fachowca, którego warto polecić znajomym. Brzmi wspaniale.. do momentu, gdy zleceń będzie tak wiele, że Ty nie będziesz w stanie wszystkich wykonać na czas. Przyjmij tylko tyle zadań, ile jesteś w stanie wykonać. Masz kilka ciekawych propozycji? Wybierz tę najkorzystniejszą dla siebie. Lepiej wykonać dokładnie jedną pracę niż kilka na szybko. Niedociągnięcia zawsze są utożsamiane z brakiem profesjonalizmu i bylejakością, a Ty przecież nie chcesz być kojarzony w taki sposób. Żadne pieniądze nie zrekompensują Ci utraconej reputacji. Ustalając priorytety dbasz nie tylko o swoje interesy, ale również Twojego Klienta. Nie zawiedź go!

Oddaj część obowiązków innym

Znajdziesz więcej czasu na swoje sprawy zawodowe jeśli opiekę nad Twoimi dokumentami powierzysz zaufanym osobom. Usługa, jaką jest wirtualne biuro w Biznes-labie pozwoli Ci na zaoszczędzenie wielu cennych godzin. Obsługa administracyjna zajmie się Twoimi dokumentami, odbierze Twoją pocztę, a także skontaktuje się z Twoimi Klientami. Zyskasz także wirtualny adres w Krakowie. I będziesz mógł skupić się na tym, co najważniejsze –  na realizacji zleceń.

Naucz się odmawiać

Gdy czujesz, że nie podołasz wszystkim obowiązkom, poinformuj o tym Twojego zleceniodawcę i ustal z nim konkretny termin realizacji albo odmów. Obawiasz się, że w Twoja odmowa będzie potraktowana przez klienta personalnie? Zrób to umiejętnie. Wskaż Klientowi powody Twojej odmowy. Poleć Klientowi innego fachowca z branży, który mógłby wykonać zlecenie. Zapytaj swoich znajomych w Biznes-labie. Być może inna osoba, która tak jak Ty wynajmuje biurko na godziny szuka jakiegoś zlecenia. Przedstaw ją Klientowi.  Za taką informację Klient będzie Ci wdzięczny. Jeśli Tobie i Klientowi zależy na współpracy, razem znajdźcie rozwiązanie i przesuńcie termin wykonania zadania.

Godzina przed snem na relaks

Aby Twoja praca była efektywna pamiętaj o dostarczaniu organizmowi odpowiedniej dawki snu. Zadbaj o higienę snu. Nie jedz przed snem. Tuż przed położeniem się spać, wywietrz sypialnię, a następnie zrelaksuj się. Co najmniej godzinę przed snem zapomnij o pracy. Weź aromatyczną kąpiel, poczytaj książkę, obejrzyj ulubiony serial. Idź spać o rozsądnej godzinie. Twój mózg odwdzięczy Ci się wspaniałymi pomysłami i błyskotliwymi rozwiązaniami. A to Klienci cenią najbardziej!